Voorbeeld — niet jouw bedrijf

Klant worden
VakOSBakker Techniek
Lekkage afvoer keuken · 38 min
Offerte

Support

Hoe werkt VakOS

Geen filmpje: korte stappen per functie. Tik op een onderwerp of scroll naar beneden.

Op je beginscherm, geen App Store

Geen push via de store. Wel een snelkoppeling. Offertes, klussen, uren en voorraad werken deels zonder bereik.

iPhone · Safari

  1. 1.Open vakosapp.nl in Safari (niet in Chrome of Instagram).
  2. 2.Tik op Delen — het vierkant met pijl.
  3. 3.Kies Zet op beginscherm.
  4. 4.Tik op Voeg toe. VakOS opent daarna zonder adresbalk.

Android · Chrome

  1. 1.Open vakosapp.nl in Chrome.
  2. 2.Tik op de drie puntjes rechtsboven.
  3. 3.Kies Toevoegen aan startscherm of App installeren.
  4. 4.Bevestig. VakOS opent daarna als snelkoppeling.

Mail, de kaart, inloggen en betalen hebben internet nodig.

01

Eerste keer

Na aanmelden vul je KvK, btw en rekening in. Tot die tijd betaal je niets.

  1. 1Open Instellingen en controleer bedrijfsnaam, adres en plaats. Zonder die drie blijft een offerte of factuur een concept.
  2. 2KvK en btw horen op de factuur. Bij een btw-vrijstelling mag het btw-nummer leeg. IBAN is nodig voor de betaallink, niet om een concept te bewaren.
  3. 3Kies bij Teksten of de standaardmails je toon hebben. Die gaan mee met offerte, factuur en afspraak.
  4. 4Zet VakOS op je beginscherm. Zonder internet blijft de werkplaats in deze browser werken. Mail en de kaart wachten tot je weer bereik hebt.
  5. 5Ben je ingelogd, dan gaat dezelfde werkplaats mee naar een andere telefoon. Wijkt die af, dan kies je of de serverversie of jouw versie blijft.
Naar instellingen
Aan het werk bij een klant

02

Klanten

Alles begint bij een klant in het adresboek. Eén keer aanmaken, daarna kies je hem bij elke offerte.

  1. 1Tik op Nieuwe klant. Vul naam, telefoon, e-mail en adres in. IBAN mag — dan kan de klant later via de betaallink betalen.
  2. 2Sla op. Scroll naar beneden als je op de telefoon de knop Opslaan niet ziet.
  3. 3Open de klant later terug via dit overzicht. Aantal klussen staat erbij.
Naar klanten
Installateur met tablet

03

Offerte maken en sturen

Op locatie of in de bus. Een offerte is een lijst regels (uren, materiaal) plus een tekst naar de klant.

  1. 1Ga naar Offertes → Nieuwe offerte. Kies een bestaande klant of maak er een aan.
  2. 2Geef de klus een titel. Voeg regels toe: omschrijving, aantal, prijs. btw 21, 9 of 0 per regel.
  3. 3Sla op. Open de offerte en kies Versturen: PDF plus foto’s via e-mail of WhatsApp. De tekst komt uit Teksten, die kun je aanpassen.
  4. 4Maak een akkoordlink. De klant vult zijn naam in, zonder account. Jij bevestigt daarna — dan komt de klus, met dezelfde regels.
Nieuwe offerte
Badkamer voor de klus

04

Klus, timer en foto’s

De klus is de werkplek: uren, materiaal en foto’s horen hier thuis — niet in WhatsApp.

  1. 1Open de klus. De tabbladen zijn Overzicht, Uren, Materiaal, Foto's en Rapport. Op de telefoon staan onderin + Uren, + Materiaal, + Foto en Afronden.
  2. 2De timer schrijft minuten op de klus. Die komen niet vanzelf bovenop een offerte met al een arbeidsregel.
  3. 3Foto's bij de klus gaan mee in het rapport en de PDF.
Naar klussen
Opgeleverde badkamer

05

Factuur en betalen

Is de offerte akkoord? Dan maak je er een factuur van. Na versturen staat de klus vast.

  1. 1Vanuit de klus: Opleveren en factureren. Je ziet eerst een controle: offerte, uren en materiaal, met vinkjes. Uren die al in de offerte zitten, staan uit. Materiaal dat er niet op stond, staat aan als meerwerk.
  2. 2Pas daarna ontstaat de conceptfactuur. Dezelfde regels staan op het scherm, in de PDF en in de boekhoudexport.
  3. 3Na verzenden wijzig je de factuur niet stil. Moet het toch: kies Wijziging openen. Betaald of niet: de PDF blijft te downloaden.
Naar facturen

06

Opleveren

Uren, materiaal, foto’s en handtekening op één werkbon. Daarna factuur, zonder opnieuw typen.

  1. 1Open de klus en kies het tabblad Rapport, of tik Afronden. De klant tekent op jouw telefoon.
  2. 2Controleer uren, materiaal en foto's op de werkbon.
  3. 3Tik Opleveren en factureren. Je bevestigt welke regels mee gaan. Offerte plus meerwerk, zonder de arbeidsregel dubbel.
Naar klussen

07

Accountant

CSV voor je boekhouder, of live naar Moneybird of Exact vanuit Instellingen.

  1. 1Kies het kwartaal. Controleer omzet, inkoop, marge en te betalen btw.
  2. 2Tik Pakket voor accountant voor PDF + CSV, of koppel Moneybird/Exact in Instellingen.
  3. 3Op de factuur: Naar Moneybird of Exact. Of in Boekhouding het hele kwartaal in één keer.
Naar boekhouding

08

Eigen factuurlayout

Jouw briefpapier bovenaan offerte, factuur en werkbon.

  1. 1Maak een foto van de kop van je huidige factuurpapier, of exporteer je Word-kop als afbeelding.
  2. 2Instellingen → Factuur- en offertelayout → Briefpapier. Kies de foto.
  3. 3Open een offerte: de kop staat erop. PDF’s gebruiken dezelfde layout.
Naar instellingen
Klussen in de tuin

09

Planning

Zie de week in één oogopslag en stuur de klant een bevestiging vanaf de bus.

  1. 1Een klus uit een offerte heeft nog geen datum. Die staat bij Planning onder Nog inplannen.
  2. 2Open de klus. Bij Klus inplannen kies je start en einde en tik je opslaan. Planning wijzigen werkt hetzelfde.
  3. 3Op Planning zie je de week. Bevestig de afspraak bij de klant. De tekst staat onder Teksten.
  4. 4Op Vandaag zie je wat er die dag speelt. Slepen in de agenda is er niet.
Naar planning

10

Medewerkers

Een planner of monteur krijgt een eigen login. Geen tweede bedrijf en geen extra abonnement.

  1. 1Open Medewerkers. Vul naam, e-mail en rol in. De uitnodiging gaat per mail. De link werkt 7 dagen en één keer. Blijft de mail weg, dan stuur je de link zelf.
  2. 2De medewerker kiest een wachtwoord. Daarna ziet hij alleen zijn dag: vandaag en morgen, met bellen, route, timer en foto.
  3. 3Zet hem in de planning op een klus. Een planner mag dat ook. Een monteur niet.
  4. 4Zijn minuten komen op de conceptfactuur, tegen jouw uurtarief. Een verzonden factuur verandert niet. Materiaal zonder prijs komt niet op de factuur.
  5. 5Zet je iemand uit, dan ziet hij niets meer. Ook niet met een oude sessie.
Naar medewerkers

11

Route

Zet de stops van vandaag in een slimmere volgorde. Minder kilometers, meer werk.

  1. 1Open Route. Kies de dag. VakOS zoekt elk adres op — ook buiten Utrecht — en zet de stops op de kaart.
  2. 2Tik op Navigeren: de ronde opent in Google Maps met die adressen, in de slimste volgorde.
  3. 3Per stop kun je Google Maps of Apple Kaarten openen als je alleen naar die klus wilt.
Naar route

12

Rittenregistratie

Km-stand in, rit erin. Geen GPS. CSV naar je boekhouder.

  1. 1Vul kenteken en km-stand in, één keer. Daarna volgt de stand uit je laatste rit.
  2. 2Tik Rit starten als je wegrijdt: kenteken, beginstand, van waar, eventueel de klus. Vanuit de klus staan adres en doel al klaar. € 0,25 per km is een indicatie, geen advies.
  3. 3Bij aankomst: eindstand en naar-adres. Of voeg een rit achteraf toe.
  4. 4Exporteer CSV per maand. Of dit sluitend is voor de Belastingdienst hangt af van of je elke rit bijhoudt, ook privé.
Naar ritten

13

Voorraad

Artikelen blijven bewaard, ook op 0. Bijvullen is één tik, opslagplaats kies je uit een lijst.

  1. 1Voeg een artikel toe: naam, eenheid, minimum en plek (bus, loods, schuur of een eigen plek).
  2. 2Of boek een inkoop: foto van de factuur. De artikelen worden uitgelezen en komen los in de voorraad, met aantal en prijs.
  3. 3Bij de klus trek je af wat je gebruikt. Zakt het onder het minimum, dan zie je dat in het overzicht.
  4. 4Later bijvullen: open het artikel, vul bij. Het blijft in je catalogus staan, je hoeft het niet opnieuw aan te maken.
Naar voorraad

14

Inkoop

Typ artikelen zelf, of laat een foto van de bon voorstellen. Elk artikel komt los in de voorraad.

  1. 1Open Inkoop en kies Nieuwe inkoop.
  2. 2Typ de artikelen: naam, aantal, prijs. Of maak een scherpe, rechte foto van de bon — dat is een voorstel, jij past aan.
  3. 3Kit, sifon en schroeven zijn drie regels — drie artikelen in de voorraad. Je kunt altijd extra regels toevoegen.
  4. 4Bestaande naam vult bij (prijs wordt gemiddeld). Nieuwe naam maakt een nieuw artikel op de gekozen plek (bus, loods…).
Naar inkoop

15

Onderhoud

CV, beregening, vetafscheider: VakOS herinnert je voordat de klant het vergeet.

  1. 1Maak een herinnering: klant, wat, wanneer.
  2. 2Als de datum nadert, staat het op Overzicht.
  3. 3Stuur de herinnering naar de klant via de knop — tekst pas je aan onder Teksten.
Naar onderhoud
Opgeleverde tuin

16

Reviews

Vraag om een Google-review als het werk af is. Daar zoekt de volgende klant.

  1. 1Plak je Google-reviewlink in Instellingen (Bedrijfsprofiel → Deel → Vraag om reviews).
  2. 2Rond de klus af. Open Reviews en stuur het verzoek via WhatsApp.
  3. 3De klant schrijft op Google. In VakOS zie je dat je gevraagd hebt — de sterren staan op Maps.
Naar reviews

17

Automatische teksten

Alles wat VakOS mailt of via WhatsApp stuurt, kun je zelf herschrijven. Plaatsaanduidingen zoals naam en bedrag vult de app in.

  1. 1Open Teksten. Kies offerte, factuur, herinnering, afspraak, wijziging of review.
  2. 2Pas de zin aan. Laat {{naam}} en soortgelijke stukjes staan — die worden automatisch gevuld.
  3. 3Sla op. Nieuwe berichten gebruiken jouw versie. Standaard terugzetten kan altijd.
Naar teksten

18

btw-overzicht

Omzet, voorbelasting, te betalen. Klaar om over te nemen in het formulier van de Belastingdienst.

  1. 1Open btw. Je ziet ontvangen facturen tegenover inkoop.
  2. 2Boek inkoop via Voorraad of hier: foto of PDF, artikelen met aantal en prijs. Die landen in de voorraad.
  3. 3Kies de periode die je nodig hebt voor de aangifte.
  4. 4Neem de totalen over. VakOS doet de aangifte niet zelf, het maakt het wel overzichtelijk.
Naar btw

Kom je er niet uit?

Stuur het via Feedback. We lezen alles. Geen vraag is te klein.